Kako uspostaviti proces ljudskih resursa u 10 koraka

S aspekta ISF© Employee respect standarda formiranje procesa zapravo određuje način budućeg funkcioniranja svih aktivnosti, odnosno zadaća, odgovornosti i ovlasti svih zaposlenika HR procesa, a time i korist za ostale zaposlenike i organizaciju.
Osnovne aktivnosti najjednostavnije je podijeliti u 10 koraka, odnosno 10 zlatnih pravila.

Pa krenimo…

1. Temeljna informacija koju je potrebno prikupiti je organizacijski profil svih radnih mjesta u organizaciji i svih zaposlenika koji rade na tim radnim mjestima kako bi se odredile vrijednosti koje nastaju na tim radnim mjestima, odnosno što čini uspješnim rad na tom radnom mjestu. Dobra analiza svih radnih zadataka i svih kompetencija zaposlenika koji obavljaju te radne zadatke, predstavlja osnovu za daljnju konstrukciju procesa. To je aktivnost koja oduzima najviše vremena, ali uz dobru organizaciju ipak je najkorisnija jer HR manager dobiva detaljno znanje i poznavanje svih zaposlenika i svih radnih mjesta i uvjeta rada.

2. Slaganjem tih radnih mjesta u skupine ili odjele ili sektore, kako god ih nazvali, je svojevrsna slagalica organizacijske piramide. Organizacijsku strukturu ili organigram pregledno izražava način funkcioniranja hijerarhije organizacije, interne komunikacijske tokove, obveze izvještavanja te kategorije platnih razreda. Organizacijska struktura, nazvana prema praktičnosti, je jedinstveni dokument unutar organizacije koji je na raspolaganju svim zaposlenima i gdje svi znaju svoje mjesto pod organizacijskim suncem.

3. Nema kvalitetnog zapošljavanja bez kvalitetnog plana razvoja organizacije. Plan zapošljavanja i plana razvoja novih proizvoda, usluga ili povećanje kapaciteta, moraju biti usko povezani. Za ovaj korak izuzetno nam je korisna analiza koju smo proveli u prvom koraku. Zašto? Jednostavni razlog je povezani trošak i vrijednost, odnosno omjer koji organizacija novim radnim mjestom dobiva ili gubi. Fokus je uvijek na plus predznak i saznanje koliko si u određenoj fazi novih zaposlenika trebamo i možemo priuštiti. Također uvijek je potrebno znati koliki je direktni i indirektni trošak odlaska zaposlenika.

4. Zatim je ključno uspostaviti politiku zapošljavanja, odnosno kako uključivati nove zaposlenike u sustav. Uvijek je prednost korištenje nekog kvalitetnog softvera ili nekog drugog sustava, jer „ladica“ metoda u današnje vrijeme nije najbolje rješenje. Kvalitetni zaposlenici se ne nalaze preko noći. Zbog toga je vrlo važna zadaća HR managera i neprekidno pronalaženje novih kvalitetnih zaposlenika i to u interakciji na raznim seminarima, radionicama i konferencijama i raznim networking eventima gdje se ciljana skupina zaposlenika kreće. HR manager je stabilna veza potreba organizacije i ponude tržišta rada.

5. Slijedeća nužna politika je politika platnih razreda, također povezana s analizom iz koraka 1. Organizacijski je prioritet utvrđivanja politike platnih razreda radi smjera u kojem se organizacija razvija, stanja konkurencije i radnih uvjeta. Tu je također povezana i beneficijska politika, gdje ovisno o veličini i mogućnostima organizacije uvijek postoji način nagrađivanja i stimulacije. Neki oblik nagrađivanja i stimulacije, uvijek značajno doprinosi zadovoljstvu zaposlenika. Kako za uvjete stimulacije tako organizacija mora odrediti i uvjete destimulacije i uz želju svim poslodavcima da ih nikad neće biti u prilici koristiti, bolje imati i staviti na znanje. Da ne spominjem prečesto, ali sve navedeno mora biti iskomunicirano sa svim zaposlenima.

6. Još jedna u nizu politika je ona kojom se određuje radno vrijeme, dopusti (plaćeni i neplaćeni), stanke, godišnji odmori kako bi svaki zaposlenik bio jasno upoznat s obvezama i planiranjem vlastitih radnih aktivnosti i vlastitog slobodnog vremena, jer slobodno vrijeme također značajno doprinosi zadovoljstvu zaposlenika. Prisutnost na radu moguća je i „radom od kuće“, što koristi danas sve više organizacija koja ima tu mogućnost.

7. Radna učinkovitost mora biti utvrđena. Iz mojeg iskustva to je bolna točka velikog broja poslodavaca jer način određivanja i mjerenja radne učinkovitosti iziskuje dugotrajno i temeljitu analizu (najbolje sve obaviti u koraku 1 i suradnju cijele upravljačke strukture uz zadatak HR managera za definiranje kriterija. Sve utvrđene kriterije učinkovitosti potrebno je detaljno iskomunicirati sa svakim zaposlenim za njegovo radno mjesto. Nadzor kriterija učinkovitosti zaposlenika doprinosi željenom poslovnom rezultatu i primjeni beneficijskih politika iz koraka 5.

8. Odnos zaposlenika prema organizacijskoj materijalnoj i nematerijalnoj imovini također treba biti jasno određen. S jasno određenim uvjetima i nadzorom tih uvjeta postiže se pozitivan odnos prema toj imovini i lakše snalaženje zaposlenika pri radu, te se sprječava slučajna ili namjerna zloporaba.

9. Pravni aspekti radnih odnosa, politika zapošljavanja i završetka radnog odnosa iz koraka 4, su „must have“ svakog procesa upravljanja ljudskim resursima. Svaki HR manager mora detaljno poznavati i redovito pratiti sve zakone i pravilnike o radnim odnosima jer jedino na taj način poslodavac može stvoriti i garantirati održiv poslovni odnos sa zaposlenima na obostrano zadovoljstvo. Radni odnos nije zabava, ali može biti vrlo ugodan kada sve zainteresirane strane jasno znaju svoja prava i obveze.

10. Zadnje ali nikako najmanje važno su teme razvoja kompetencija i znanja zaposlenika, bile one obvezne i zakonski uvjetovane ili su u cilju razvoja novih proizvoda ili usluga, novih trendova i tehnoloških dostignuća, moraju biti stalne i jednako zastupljene za sve, točno prema potrebama svakog radnog mjesta. Organizacija koja svojim zaposlenicima omogućuje seminare, radionice i sudjelovanje na konferencijama, kojih danas ima u obilju, pruža prilike za osobni i profesionalni rast, ali i motivaciju za veću radnu učinkovitost. Plan edukacija koji pruža zaposlenima vanjske stručne i specijalističke izvore znanja je dobar plan edukacija. Još bolji plan sadrži i evaluaciju svake obavljene edukacije, odnosno mjeru koja mora ukazati na korist za organizaciju koja sve to plaća.

Eto, kroz presjek ovih, prema mojem mišljenju 10 zlatnih pravila, ujedno i dio ISF white© Employee respect kriterija za Najboljeg poslodavca, koja nisu niti konačna niti potpuno detaljna, ali daju osnovne smjernice kako uspostaviti proces ljudskih resursa u 10 koraka.
Za certifikacijsku ili edukacijsku uslugu uz navedene teme obratite nam se s povjerenjem.

Jer nema odličnog poslovnog rezultata bez odličnih poslodavaca. Mi prepoznajemo takve i certificiramo ih.